Selgitustaotlusele ja teabenõudele vastamisel ning muus kirjavahetuses

Kui isik pöördub selgitustaotluse või teabenõudega Eesti Teadusagentuuri, vajab Eesti Teadusagentuur sellele vastamiseks isiku kontaktandmeid ja nime. Nende andmete töötlemise alus tuleneb avaliku teabe seadusest ning märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest.

Kirjavahetuse käigus isikuandmete töötlemise õiguslik alus on Eesti Teadusagentuuri õigustatud huvi (nt tagasiside küsimise puhul) või juhtudel, kui kirjavahetus on seotud lepinguga, lepingu täitmine.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.

Kui isik on saatnud Eesti Teadusagentuurile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab Eesti Teadusagentuur dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitab isikut sellest.

Eesti Teadusagentuur kasutab avalikku dokumendiregistrit, seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikult. Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga ning kirju dokumendiregistris ei avaldata. Kui keegi soovib dokumendiga tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat).

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Kirjavahetust säilitatakse Eesti Teadusagentuuris reeglina 5 aastat. Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.